Wissenschaftliche Arbeiten werden heute in aller Regel am Computer verfasst. Mit den gesteigerten technischen Möglichkeiten sind jedoch auch die Ansprüche gestiegen. Die Computertechnik bietet eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die formale Seite des wissenschaftlichen Arbeitens einfacher zu gestalten und gleichzeitig ansehnliche Ergebnisse zu produzieren.
Wenn Sie ein wenig Zeit investieren, um sich einige Grundtechniken zu erarbeiten, können Sie dafür im weiteren Verlauf Ihres Studium viel Zeit und vor allem viel Ärger sparen.
Das Arbeiten mit den entsprechenden Computerprogrammen lässt sich nur schwer über reinen Text vermitteln, man muss es sich angucken und – noch wichtiger – ausprobieren. In diesem Leitfaden werden daher nur einige Grundideen des wissenschaftlichen Arbeitens mit dem PC vermittelt.
Textverarbeitung
Die Produktionsform der Wissenschaft ist das Verfassen von Texten. Daher ist eine gute Textverarbeitung ein wichtiges Hilfsmittel. Es kommt aber auch darauf an, die Möglichkeiten der entsprechenden Anwendungen zu nutzen. Die Einarbeitungszeit wird schnell durch komfortable Möglichkeiten wie z. B. automatisch erstellte Inhaltsverzeichnisse entschädigt.
Office-Anwendungen
Am verbreitesten sind Office-Textverarbeitungen, allen voran Microsoft Word. Diesem für die meisten Anwendungsfälle wissenschaftlichen Arbeitens ebenbürtig (oder sogar überlegen) ist das Programm Writer aus dem LibreOffice-Paket. Für Studierende ist letzteres auch aufgrund der Tatsache attraktiv, dass es kostenlos heruntergeladen werden kann.
Office-Textverarbeitungen bieten eine komfortable Möglichkeit, Texte direkt so einzugeben wie sie (voraussichtlich) später im Druck aussehen werden. Dies verleitet jedoch dazu, sich gleich stark auf das äußere Erscheinungsbild zu konzentrieren. Später kann dies Korrekturen und Änderungen der Formatierung erschweren. Daher sind einige Details für die Verwendung dieser Programme zu beachten.
Textverarbeitungen speichern Dokumente standardmäßig in jeweils eigenen Formaten, die nicht überall wieder geöffnet werden können. Wenn Sie Studienleistungen an Dozierende oder Kommiliton:innen verschicken, beachten Sie die Hinweise im Abschnitt Dateiformate.
Microsoft Word
Microsoft Word ist ein verbreitetes Textverarbeitungsprogramm und Teil des Programmpakets „Microsoft Office“. Microsoft Office wird in verschiedenen Ausführungen mit unterschiedlichem Umfang verkauft, wobei in der Regel zumindest Microsoft Word (Textverarbeitung), Microsoft Excel (Tabellenkalkulation) und Microsoft PowerPoint (Präsentationen) enthalten sind. Microsoft Office ist für die Betriebssysteme Windows und MacOSX erhältlich.
Als Studierende der RUB können Sie Microsoft Office 365 kostenlos nutzen, solange Sie immatrikuliert sind. Nähere Informationen siehe https://www.it-services.ruhr-uni-bochum.de/services/software/microsoft.html.de.
LibreOffice Writer
LibreOffice Writer ist ein Textverarbeitungsprogramm und Teil der LibreOffice-Programmsuite. LibreOffice umfasst Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellenkalkulation), Impress (Präsentationen) sowie weitere Komponenten für Grafiken, mathematische Formeln und Datenbanken. Im Gegensatz zu Microsoft Office ist LibreOffice als OpenSource-Software kostenlos erhältlich, auch nach Ende Ihres Studiums.
LibreOffice ist für die Betriebssysteme Windows, MacOSX, Linux und andere erhältlich. Für weitere Informationen und Downloads siehe https://www.libreoffice.org/.
Formatvorlagen
Der Schlüssel zur Verwendung von Textverarbeitungen sind die Formatvorlagen. Diese erlauben, Textteile nicht nur mit einer bestimmten Formatierung zu versehen (z. B. Schriftgröße 14pt, Fettschrift), sondern auch mit einer Bedeutung (z. B. Überschrift erster Ordnung). Dies erlaubt unter anderem
später Formatierungen auf einen Schlag zu ändern (z. B. alle Überschriften erster Ordnung Schriftgröße 16pt),
automatische Inhaltsverzeichnisse zu erstellen,
Verweise auf andere Kapitel zu erstellen, die automatisch aktualisiert werden (z. B. „siehe Kapitel 3, Seite 12“).
Daher sollte man sich gleich angewöhnen, immer eine Formatvorlage zu verwenden, anstatt Formatierungen direkt einzustellen. Dies gilt neben Überschriften auch für Blockzitate, Fußnoten und anderes.
Automatische Inhaltsverzeichnisse
Um sicherzustellen, dass die Angaben im Inhaltsverzeichnis auch tatsächlich mit den Seitenzahlen im Dokument übereinstimmen, empfiehlt sich das Verwenden automatischer Inhaltsverzeichnisse. Diese können, basierend auf den Formatvorlagen für Überschriften, automatisch ein Verzeichnis der Kapitel erstellen. Bei Änderungen im Dokument wird auch das Verzeichnis automatisch aktualisiert.
Ebenso empfiehlt es sich, bei Verweisen im Text (z. B. auf andere Kapitel) sogenannte „Felder“ zu verwenden, die ebenfalls automatisch aktualisiert werden. Und die Seitenzahlen selbst sollten in jedem Fall automatisch aktualisiert werden.
Dateiformate
So lange die Dokumente nur auf dem eigenen Rechner verwendet und nur in ausgedruckter Form weitergegeben werden, ist es relativ unerheblich, in welchem Format die Dateien gespeichert werden. Jede Anwendung hat hier ein voreingestelltes Format, das für die eigenen Zwecke problemlos verwendet werden kann.
Wenn man aber Dokumente auf elektronischem Wege weitergibt, weil man z. B. seine Hausarbeit per E-Mail an Dozierende schickt, muss man auf das verwendete Dateiformat achten. Es kann nicht vorausgesetzt werden, dass der:die Dozierende das gleiche Programm verwendet wie man selbst, und nicht alle Anwendungen können alle Formate lesen. Um unnötige Probleme zu vermeiden, sollte man sich daher an folgenden Richtlinien orientieren:
Wenn ein Text von Empfangenden nicht bearbeitet werden muss (was in der Regel der Fall ist, wenn man Arbeiten an Dozierende schickt), empfiehlt sich das PDF-Format. PDF-Dateien können praktisch auf jedem Computer angezeigt werden und sehen überall gleich aus. Vergleichbar mit „elektronischem Papier“ können PDF-Dateien aber nicht ohne weiteres bearbeitet werden. Damit Dierende Anmerkungen im Dokument vornehmen können, kann es sinnvoll sein, zusätzlich eine bearbeitbare Version mitzuschicken (s. u.).
LibreOffice bietet standardmäßig die Möglichkeit, Dokumente im PDF-Format zu exportieren. LaTeX gibt ebenfalls PDF-Dateien aus. Für Microsoft Word gibt es z. B. PDF-Drucker, die einen Ausdruck als PDF-Datei speichern, anstatt ihn über einen echten Drucker auf Papier auszugeben.
Soll ein Dokument von Empfangenden weiterbearbeitet werden, empfiehlt sich ein Textverarbeitungsformat. Dabei können aber einige Probleme auftreten:
Aufgrund verschiedener Einstellungen können sich andere Seitenumbrüche ergeben als beabsichtigt.
Die verwendeten Schriftarten müssen auf dem Computer der Empfangenden vorhanden sein, um die gleiche Darstellung zu erhalten. Das ist insbesondere bei nicht-lateinischen Zeichen (Hebräisch, Arabisch etc.) nicht immer gegeben.
Als Dateiformat empfiehlt sich derzeit das „docx“-Format von Microsoft Word. Aufgrund seiner hohen Verbreitung kann es auch von anderen Textverarbeitungen, wie z. B. LibreOffice, gelesen werden. Zunehmend gewinnt auch das Dateiformat ODT an Bedeutung als Austauschformat. Es wird bereits jetzt von LibreOffice als Standardformat verwendet und auch von neueren Versionen von Microsoft Word unterstützt. Das ältere doc-Format von Microsoft Word ist veraltet und anfällig für Sicherheitsprobleme. Es sollte nicht mehr genutzt werden. Fragen Sie im Zweifelsfalle nach, welches Format der Empfänger bevorzugt.
Verwenden Sie keine Formate spezifischer Anwendungen oder Betriebssysteme, wie etwa Apples “Pages”-Format.